praca

Wszystko ma swoje priorytety… O tym co ważne i jak to ogarnąć

Dla osób pracujących w korporacjach większość poniższych zasad to standard, jednak chciałabym się podzielić tym standardem z osobami, które pracują w małych firmach i ich specyfika pracy jest inna. Poniższe sposoby mogą się przydać w każdym miejscu pracy, a jeśli rozważasz zmianę pracy z małej firmy czy samozatrudnienia na korporację – przyda Ci się.

To kilka prostych sposobów. Na codzień zupełnie wystarczą, ale jeśli masz przed sobą projekt, nowy proces etc. to wówczas ta metodyka to za mało. O tym kiedy indziej…

Niezależnie gdzie i czy pracujesz czasem borykasz się z brakiem czasu.

Czasem albo zawsze.

Gonisz czas.

Uciekasz przed czasem.

Natłok obowiązków, zadań, maili… Wszystkiego za dużo.

Każdy z nas ma taki czas w swoim życiu zawodowym czy prywatnym. Co wtedy?

Dokonujesz wyborów.

Decydujesz co zrobisz i kiedy. Możesz zrobić wszystko na pół gwizdka albo wybrać co zrobisz, a co zostawisz na „wolną” chwilę.

Opcji jest wiele, a książek na ten temat tysiące. Gdy borykałam się kiedyś z tym problemem i uznałam, że mnie przerasta, zdecydowałam się na poszukiwanie rozwiązań u osób bardziej doświadczonych. Czytałam książki, artykuły, blogi, magazyny… Setki teorii, rozwiązań, pomysłów, koncepcji, gdzie czasem jedna wykluczała drugą… Finał był taki, że byłam przeładowana nie tylko pracą, ale i wiedzą o tym jak nie być przeładowana pracą :).  Paradoksalnie wcale mi to nie pomogło.

Rzuciłam te teorie w kąt i wybrałam kilka najprostszych sposobów, które są trywialne i stosowane przez wielu, ale dopiero gdy je połączyłam – zyskałam nową jakość. Nową jakość metod i swojej pracy.

  • Lista „to do”

 

Proste, nie wymaga kosztów ani zbyt dużych nakładów czasowych. Spisuję wszystko co mam do zrobienia. Wszystko co mi tylko przychodzi do głowy. Od pójścia na recepcję po długopisy aż po projekt reorganizacyjny.

  • Ustrukturalizowanie listy „to do”

 

Gdy już wiem, co mam robić i o niczym nie zapomniałam – dzielę zadania na kilka list m.in:

  1. Lista do zrobienia na dziś
  2. Lista projektów

Lista do zrobienia na dziś rządzi się swoimi prawami, które opiszę w późniejszych metodach.

Listę projektów natomiast rozbijam i tworzę dodatkowe listy, gdzie opisuję proces, krok po kroku co należy wykonać. Następnie część z tych zadań umieszczam stopniowo na swoich listach „to do” na dany dzień.

  • Kalendarz

 

Jeśli sytuacja jest mocno poważna, a zadanie jest z serii być albo nie być  i czas jest jakby go nie było, wtedy pora na poważne środki – wrzucam sobie zadania w kalendarz, blokując jednocześnie innym wrzucenie mi dodatkowego spotkania w tym czasie. Jeśli zadanie jest ważne warto je sobie wrzucić do Outlooka w formie spotkania. Outlook dodatkowo nam o nim przypomni poprzez powiadomienia o wydarzeniach.

  • Matryca Eisenhowera

 

Wujek Google opowie Wam jej historię. W dużym jednak skrócie jest to matryca podzielona na 4 części, w których umieszczamy swoje zadania do wykonania, nadając im priorytet i ważność:

  1. Ważne i pilne
  2. Ważne i niepilne
  3. Nieważne i pilne
  4. Nieważne i niepilne

Polecam poczytać szerzej w artykułach na innych blogach, jakie zadania umieszczamy w jakiej części.

  • Zasada 80/20 (Pareta)

 

Moja ulubiona zasada, którą się kieruję w większości swoich decyzji, priorytetyzacji czy organizowania swojej pracy.

20% Twojej pracy daje 80% efektów

To duże uproszczenie i możecie znaleźć mnóstwo informacji na ten temat, bo ta zasada ma zastosowanie w wielu aspektach. Jednak nie raz przekonałam się jak bardzo pomaga to określić na liście „to do” co jest priorytetem.

Można znać tę zasadę, ale jeśli nie umiesz odpowiednio identyfikować zadań i określić czy są to właśnie te ważne 20%, to ta zasada staje się bezwartościowa. Tutaj potrzebna jest wiedza, umiejętności i wyczucie biznesowe (jeśli mówimy o zadaniach w pracy).

  • Zasada „5 minut”

 

Znajdziesz różne limity minut odnośnie tej zasady, ale opcja jest prosta – jeśli coś Ci zajmie kilka minut – zrób to od razu i wykreśl z listy. Nie kiś tego, po prostu to zrób i idź dalej.

  • 3 zadania

Wybierz 3 zadania na 1 dzień, które musisz zrobić DZIŚ. Z doświadczenia wiem, że na dzienną listę wpada kilkanaście zadań. Potem na koniec dnia okazuje się, że ich nie wykonaliśmy. Nasza psychika w tym przypadku jest dość prosta – założyłeś sobie tyle zadań i ich nie zrobiłeś – jesteś nieefektywny. Demotywujesz się. Wybierz zatem te 3 zadania i je zrób, a potem wykreśl z listy.

  • Zarządzanie skrzynką mailową

 

Jeśli pracujesz w miejscu, w którym maile spływają z prędkością światła to zapoznaj się ze złotymi zasadami zarządzania skrzynką pocztową. Jest ich mnóstwo w internecie, ale podam Ci przykłady prostych sposobów. Dla Ciebie może to oczywiste, ale uwierz mi, że dla wielu nadal nie ;).

  1. Stwórz foldery – nie trzymaj wszystkich maili w skrzynce odbiorczej. Staraj się mieć uporządkowaną skrzynkę. To pozwoli nie tylko zapanować nad mailami, ale później odnaleźć wszystkie maile dotyczące konkretnego projektu.
  2. Wykorzystaj opcje, które daje np. Outlook – kategoryzacja maili czy wydarzeń, tworzenie reguł np. Automatycznego przenoszenia maili etc.

Jeśli nie wiesz co jest ważne i od czego zacząć to proponuję Ci zrobienie najpierw listy „to do”, a następnie ustrukturalizowanie jej i przejrzenie pod kątem zasady Pareto. Gdy już to zrobisz i nadal nie wiesz co jest ważne, a co ważniejsze to są 2 opcje:

  1. Rozmowa z przełożonym odnośnie oczekiwań wobec Ciebie, Twojego stanowiska oraz potrzeb biznesowych – aby nie okazało się, że dla Ciebie ważne jest co innego niż dla firmy i na koniec roku przy ocenie rocznej spotka Cię rozczarowanie, gdy ktoś oceni Twoją pracę negatywnie.
  2. Jeśli prowadzisz własną działalność – zaczynaj od spraw, które przyniosą Ci wymierne korzyści krótko i długoterminowe zgodnie z wcześniej opracowanym przez Ciebie planem rozwoju biznesu.

Powodzenia!

Dodaj komentarz